產品背景

中軟融鑫綜合檔案管理係統實現對風險管理部、信貸管理部、法律部、會計等部門的檔案進行綜合管理。通過影像掃描技術、影像識別技術、工作流程技術、內容存儲技術實現紙質檔案的電子化。實現在線審核,無紙化借閱,電子化存儲。高效獲取業務文檔及關聯數據,優化處理流程、改進業務管理模式,提高工作效率。

產品結構

綜合檔案管理平台作為提高行內綜合管理水平能力的重要係統之一,通過 電子化的管理手段,利用網絡便捷、快速的信息傳輸能力,成為服務於全行各業務部門及下級分、支行機構的檔案管理平台。平台集檔案采集、識別、加工、補錄、歸檔、保管、借閱、授權、查詢、分析、統計等功能於一身,在滿足行內檔案管理要求的基礎上,嚴格遵循相關法律法規,並采用了數據加密、權限控製等手段保證檔案的安全性、一致性和不可篡改性。

該平台可大量減少翻閱紙質檔案的次數,業務人員可以隨時查看檔案影像及電子文件,既為實際工作帶來了方便,也為檔案管理人員的管理工作減輕了負擔,降低了紙質檔案保管的風險,提高了檔案的利用效率。

係統總體結構

整個係統的體係結構,從技術層麵上講是徹底的鬆耦合設計。各服務、各平台之間是鬆耦合關係,增加了係統的可維護性和可擴展性。為係統提供擴展空間,獨特先進的中間數據轉移技術,使係統的先進性和新穎性都大大超出業界平均水平。如下圖所示:

數據庫及非結構化數據管理層包括數據庫和內容存儲庫,用於存儲索引和影像等信息。影像套件完全鬆耦合,提供多本拆分、文檔類型轉換、分類質檢等多種服務。信貸卷宗管理係統利用工作流平台構建靈活、可擴展的各項業務流程,如實物檔案管理流程、電子檔案借閱流程等工作流。統計接入平台統一處理接入的影像套件和標準工作流接口,為業務應用層服務。

產品優勢

是全行檔案管理係統,歸檔檔案包括8大類超過30小類的檔案,基本覆蓋全行所有業務檔案。綜合檔案管理係統是提高行內綜合管理水平能力的重要係統之一,即通過電子化的管理手段,利用網絡便捷、快速的信息傳輸能力,成為服務於全行各業務部門及下級分、支行機構的檔案管理平台。係統集檔案采集、識別、加工、補錄、歸檔、保管、借閱、授權、查詢、分析、統計等功能於一身,在滿足行內檔案管理要求的基礎上,嚴格遵循相關法律法規,采用數據加密、權限控製等手段保證檔案安全性、一致性和不可篡改性。

  • 業務無關性
  • 全行檔案綜合管理平台是業務無關性的,能夠為各業務類型檔案創建掃描隊列,再為掃描隊列配置相關的文檔類型、數據采集工作流程、業務處理服務,配置生效後通過該掃描隊列實例掃描、錄入的資料, 就需要進行相應工作流審批和業務處理,從而達到檔案綜合管理的業務無關性要求。

  • 靈活、高效數據采集
  • 係統數據采集方式簡單、門檻低,多種采集方式並存,同時利用特有的數據轉移技術快速、便捷地獲取各個業務係統數據,避免二次錄入,節省了人力成本和工作時間。

  • 自動分檔,自動索引
  • 本係統通過對條碼技術和OCR技術的深度應用,實現了多本檔案拆分、一 維二維條碼識別、關鍵字頁識別、票據識別等功能,因此可以大大減少檔案管理人員的工作壓力、提高工作效率。

  • 多媒體格式文件
  • 係統支持多種媒體格式,包括AVI、MOV、WMY、MP4、WAV、MP3、RAR、HTML、ZIP、PDF等等

  • 業務功能調取
  • 係統對外提供頁麵URL,可以有效支持其他業務係統通過URL直接調取業務功能模塊。

  • 影像套件雲服務
  • 包括多本拆分服務、文件轉換服務、OCR識別服務、縮略圖服務等。可通過分布式部署和虛擬化技術實現影像套件雲服務,最大程度的共享資源。

  • 通過界麵監控實現影像功能掛接
  • 係統通過對其他業務係統的終端界麵進行監控的方式,實現係統間的數據交互,可將業務係統的索引數據複製到綜合檔案管理係統,也可在業務係統中觸發綜合檔案管理係統的掃描、調閱、批注等功能。

  • 全生命周期檔案管理
  • 檔案的電子化、入庫、出庫、庫房轉移、離線處理等都將在係統中建立完善的管理機製。係統擁有電子檔案管理和實物檔案管理功能,使得檔案生命周期之內的所有使用過程跟蹤和所處位置跟蹤簡單易實現,而使用環節的手工處理自動化、提高處理效率。

  • 實物檔案交接轉移、分類保管
  • 係統可對實物檔案在不同機構和網點之間的交接轉移實行嚴格的流程化管理,確保檔案完整性和交接轉移過程的合規性。係統將完整記錄交接轉移信息,實現操作過程的透明化和可審計追蹤。此外,係統還可根據實物檔案的信息敏感 度或業務安全級別,實行分類保管。

  • 高度可配置的產品
  • 支持多種型號采集設備配置、業務流程可配置、接入係統可配置、接入檔案類型可配置、OCR識別可配置、二維碼生成可配置、庫房管理可配

  • 業內領先的OCR識別技術
  • 基於國產,自主知識產品的識別技術和識別產品,在漢字、二維碼、表格識別、身份證、銀行卡等識別方麵,領先於市場上其他廠商;

  • 優秀的影像處理技術
  • 自主研發的影像處理平台,提供高效的掃描、處理、識別、質檢、發布等功能,為影像處理提供了有力的技術保障;

  • 應用廣泛的二維碼
  • 二維碼不僅在批量掃描階段支持識別區分文件批次,同時,在檔案保管期間可根據條碼追蹤檔案位置,防止檔案丟失,並定位責任人;並且在檔

  • 檔案影像提交調閱方便
  • 通過影像技術實現了影像資料的網上處理,用戶可以實現影像資料的異地上傳、審批、調閱,極大的方便了客戶工作;

  • 業務批注靈活
  • 係統支持對業務資料進行自由批注,包括影像批注和信息批注,還可根據批注進行搜索。

  • 工作審批及時
  • 通過工作流引擎實現了業務工作的線上審批,節省了流轉時間,提高了審批效率,業務的審批更加高效和及時。

  • 良好的風險控製
  • 通過全流程監控,對檔案全生命周期管理過程實時預警,控製係統風險。

  • 具備良好的擴展性
  • 開放的、統一的、標準化的係統接口設計,方便與其他係統的對接。基於SOA的係統架構,保障係統具有良好的擴展性。

案例介紹
  • 星展銀行

    星展銀行2009年建立電子會計檔案管理係統,實現了對信貸進行電子化管理的過程,包含的流程主要有:檔案整理、影像采集、數據加工和檔案管理幾個部分,主要包括:掃描、識別、質量控製、審核、檔案保存這五個步驟。

    檔案管理主要包括查詢、借閱、調閱、保管、移交、銷毀、日誌等。將信貸資料處理過程的中間環節、相關信息及處理結果管理起來,確保檔案、文件材料收集/積累的完整,利於檔案的整理、編研工作的開展,日後檔案的查詢利用。

  • 中信銀行濟南分行

    中信銀行濟南分行綜合檔案管理係統實現了風險部、信貸部檔案的管理,為行內開展各項日常業務工作提供方便、快捷的影像業務檔案檢索服務,以滿足日常檔案查詢、導出、打印、統計的需要。

    係統主要包括影像掃描、影像識別、影像存儲、業務流程審批、後台管理、文檔檢索、統計報表等主要功能模塊。

  • 太倉農村商業銀行

    太倉農村商業銀行在綜合檔案管理係統的基礎上構建了電子會計檔案管理係統,實現了將會計憑證進行電子化管理的過程,包含的流程主要有:憑證整理、影像采集、數據加工和檔案管理幾個部分。太倉農商行每天大約產生32000張票據,有1.5萬筆流水。所有的票據均在總行進行影像的采集操作,主要包括:掃描、識別、質量控製、發行這四個步驟。

    係統主要包括查詢、借閱、調閱、保管、移交、銷毀、日誌等。將文件、科技材料、資料處理過程的中間環節、相關信息及處理結果管理起來,確保檔案、文件材料收集/積累的完整,利於檔案的整理、編研工作的開展,日後檔案的查詢利用。

  • 國家開發銀行

    國家開發銀行綜合檔案管理係統保存了總分行6大類檔案、8000餘萬條數據,電子檔案容量50TB左右。已實現OA係統、全流程信貸係統、後督係統等業務係統實現了歸檔集成接口。

    全行綜合檔案管理係統中檔案收集、應用、保管、調閱、審批、查詢等相關功能基於開放檔案信息係統設計功能框架,實現對實體檔案管理的管理要求外,尤其是為電子檔案的真實性、完整性、可用性和安全性提供保障,支持各類檔案:會計檔案、信貸檔案、文書檔案和人事檔案等全行檔案管理。

  • 四川天府銀行

    四川天府銀行綜合檔案管理係統按照“精細化、流程化、標準化”的工作思路。首先在建設一個獨立、靈活、能夠滿足影像及數據存儲的全行綜合檔案管理係統,為全行業務各類影像檔案的存儲整合、行內其他管理係統調用影像檔案奠定基礎。在檔案建檔、應用、保管、調閱、審批、查詢等各個崗位、各環節建立檔案信息記錄,有效控製操作風險;再次,在影像平台建設基礎上,通過憑證掃描錄入、電子數據傳輸等方式,優先實現行內檔案縮微、存儲、歸檔、查詢、調閱、實物管理等電子化管理功能,通過引入了OCR識別技術,開發建設集圖像處理、智能識別、流水勾兌、 人工補錄、檔案管理、應用等功能於一體的檔案管理係統,在實現憑證影像精確索引的基礎上,根據預先設置的管理模型進行檔案數據統計分析;

    全行綜合檔案管理係統中檔案收集、應用、保管、調閱、審批、查詢等相關功能基於開放檔案信息係統設計功能框架,實現對實體檔案管理的管理要求外,尤其是為電子檔案的真實性、完整性、可用性和安全性提供保障,支持各類檔案:會計檔案、信貸檔案、文書檔案和人事檔案等全行檔案管理。